O Processo de Análise de Causa Raiz
A metodologia de Análise de Causa Raiz (RCA)
Não existe uma definição padrão para a Análise de Causa Raiz (RCA), e ao longo do tempo, diversos métodos foram desenvolvidos para ajudar na identificação da questão central por trás de um problema. Como resultado, pode ser desafiador encontrar o método mais adequado para a sua situação ao navegar pela ampla gama de literatura disponível.
Para simplificar o processo, neste artigo iremos apresentar dois métodos que são amplamente utilizados pelos clientes da COGTIVE com sucesso para reduzir o tempo de inatividade da máquina e melhorar o OEE.
O primeiro método é o Método dos Seis Passos, desenvolvido pela American Society for Quality (ASQ). Este método é amplamente utilizado no setor de manufatura devido à confiança que a indústria deposita nos padrões ASQ. O segundo método, chamado de Método A3 de Solução de Problemas, é bastante semelhante ao primeiro. Embora as etapas possam ser descritas de maneiras diferentes, ambos os métodos têm a mesma intenção e realizam a mesma série de etapas quando vistos de forma holística.
Antes de escolher um dos métodos, é importante considerar quem deve estar envolvido na análise de causa raiz para identificar o problema em seu processo de produção.
Formando equipes de RCA – Quem precisa estar envolvido?
As ferramentas e princípios do processo de análise de causa raiz estão abertos a contribuições de qualquer indivíduo, e todos podem se beneficiar. Em relação à formação de uma equipe de projeto, há algumas orientações gerais que devem ser consideradas.
A maioria das equipes que usam análise de causa raiz para resolver problemas é pequena, com apenas de 2 a 5 membros. Dito isso, dependendo do problema e da complexidade da situação, o tamanho da equipe pode variar. Em raras ocasiões, elas podem até crescer muito, abrangendo vários departamentos com de 30 a 60 membros.
Essas equipes são, por natureza e necessidade, multifuncionais. Normalmente, elas conterão alguma variação a seguir.
- Especialistas no assunto, eles fornecem conhecimento especializado do tipo de problema. Ou, eles têm experiência trabalhando diretamente no processo que está sendo estudado. Por exemplo, se descobrirmos que o formato das reuniões de início de turno realizadas pelo Gerente de Operações não era eficaz e formamos uma equipe RCA para entender o motivo, o Gerente de Operações seria um bom candidato a ser considerado como um especialista no assunto.
- Engenheiro de Manufatura, eles possuem amplo conhecimento da planta e profundo conhecimento sobre seus processos e equipamentos.
- Engenheiro de Qualidade ou Especialista em Melhoria de Processos, eles fornecem conhecimento especializado em qualidade e melhoria de processos.
- Gerente ou Supervisor de Processo, eles são cruciais para que a equipe tenha autoridade para implementar a solução proposta.
Agora que sabemos quem deve estar envolvido no processo, podemos ver qual método usar e como.
Método Seis Passos
Vamos começar analisando as seis etapas para realizar a análise de causa raiz, de acordo com a American Society of Quality (ASQ).
Passo 1- Defina o evento
O passo 1 transforma o “grande problema cabeludo” conhecido no início do projeto em uma descrição precisa e imparcial do evento. Inclui tudo, desde a formação da equipe, que discutimos na seção anterior, até a elaboração de um plano para o projeto. Embora, o objetivo mais crítico da etapa seja esclarecer qual é o problema e definir seu escopo.
Se você estiver usando o software OEE da COGTIVE para monitorar sua produção, então você deve iniciar o processo abrindo o relatório de paradas de sua máquina e analisando quais causas de quebra mais contribuem para perdas no desempenho da produção.
É fundamental para o sucesso do processo que a equipe compartilhe uma compreensão comum do problema. Portanto, dedique seu tempo nesta etapa para garantir que o trabalho inicial esteja completo e correto. No mínimo, a equipe deve reunir detalhes específicos que forneçam respostas para as seguintes perguntas esclarecedoras.
Perguntas Esclarecedoras
- O que aconteceu?
- Onde aconteceu?
- É algo novo?
- Alguma coisa mudou?
- Quais são os impactos ou consequências?
- Quem esteve envolvido?
Lembre-se, não há espaço para viés ou emoção em suas respostas. Além disso, tente evitar incluir sintomas ou causas suspeitas.
DICA: Vá à fonte do problema
Este é um bom momento para chamar sua atenção para um princípio essencial da análise de causa raiz. Para ser eficaz, ela deve ser mais do que meros exercícios teóricos (embora esses tenham mérito e utilidade).
É importante que aqueles que investigam o problema saiam do escritório e vão até o chão de fábrica. É lá onde o problema começa e onde a maior parte das informações sobre ele será encontrada
Passo 2. Encontrar as causas
O segundo passo, como o nome sugere, concentra-se em encontrar possíveis causas do evento em questão. Seu objetivo deve ser descobrir tantas razões causais quanto possível. Isso o incentiva a aprofundar-se nos problemas, o que ajudará você a desenvolver uma compreensão mais profunda do problema.
Nesta etapa, todas as vozes devem ser bem-vindas e incentivadas por meio de exercícios como brainstorming, mapeamento de processos e Diagramas Espinha de Peixe. A criatividade e o pensamento livre servirão bem à equipe e merecem incentivo quase até o ponto de uma exigência. O objetivo é lançar uma rede ampla o suficiente em torno do escopo do problema para que a identificação e consideração de todas as possíveis causas sejam alcançáveis.
Passo 3. Encontrando a causa raiz
No terceiro passo, chegamos à razão pela qual começamos: descobrir a causa raiz que está no cerne do problema. Várias ferramentas podem nos ajudar a atingir nosso objetivo. Abaixo está uma lista das ferramentas mais comuns que os fabricantes usam.
Ferramentas comuns
- Cinco Porquês
- Histograma
- Árvore de Falhas
- Gráfico de Dispersão
- Árvore de Causa e Evento
- Análise de Pareto
Passo 4. Encontrar soluções
Agora é hora de direcionar nossas mentes ao processo de tentar projetar uma possível solução ou soluções. O brainstorming é um método muito eficaz para identificar soluções potenciais em um ambiente de equipe.
Conforme você trabalha nesse passo, encorajamos que envolva o máximo de pessoas possível. Qualquer pessoa com uma possível solução ou que enfrentará mudanças com a implementação de uma solução deve ser bem-vinda.
Ferramentas comuns
- Entrevistas
- Brainstorming
- Benchmarking
- Fluxograma
Passo 5. Tomar medidas
O objetivo do passo cinco é implementar a solução proposta pela equipe. Além disso, a equipe deve tomar medidas para garantir a sustentabilidade da mudança. Usar uma Matriz de Esforço e Impacto ou uma Análise de Campo de Força pode ser útil para este passo.
O ingrediente principal para o sucesso neste passo é a tenacidade e a paciência para levar o projeto até o fim. Pode haver uma tendência dos membros da equipe do projeto de concluir o projeto prematuramente. Isso ocorre porque a equipe estará aproximadamente de 4 a 8 semanas no processo, no mínimo, neste ponto. Portanto, a equipe deve estar disposta a evitar concluir prematuramente que o problema foi resolvido.
Por fim, precisamos garantir que as mudanças e melhorias permaneçam. Para isso, recomendamos envolver qualquer pessoa que será afetada por uma mudança agora.
Passo 6. Avaliar a efetividade da solução
Neste passo, medimos e avaliamos a efetividade da solução implementada. Isso requer que avaliemos de forma crítica e analítica a solução para confirmar se ela funcionou.
Se funcionou, então parabéns, a conclusão do projeto chegou. E é hora de olhar para o próximo problema que precisa da sua atenção.
A3 Método de Resolução de Problemas
O método de resolução de problemas A3 tem suas origens no sistema de produção Toyota (TPS). Ele recebe seu nome do papel A3 de 11 × 17 polegadas que o TPS frequentemente utiliza. O A3 garante que tudo sobre um problema potencial, proposta, etc. possa ser sucintamente encontrado em uma única folha de papel.
Embora os passos diferem ligeiramente, os dois métodos trabalham, em última instância, através do mesmo processo sequencial quando vistos como um todo.
Da mesma forma que o método ASQ, a resolução de problemas usando o A3 também segue um processo de seis etapas.
Passo 1: Declarando o problema
O primeiro passo no método A3 é declarar o problema. Embora ele use palavras diferentes do primeiro passo do ASQ, eles são efetivamente os mesmos. Na verdade, tudo o que foi dito sobre o passo 1 do ASQ acima se aplica aqui.
Passo 2: Identificar possíveis causas raiz
Novamente, o A3 é essencialmente o mesmo que o ASQ no sentido de que ambos estão preocupados em identificar causas. A principal diferença aqui é que o A3 não separa a busca por todas as possíveis causas da busca pela causa raiz. Exceto por este ponto, tudo o que foi dito no passo 2 para o ASQ também se aplica aqui.
Passo 3: Encontrar soluções potenciais
Este passo é o mesmo que o passo 3 do ASQ e tudo o que é dito lá também se aplica aqui.
Passo 4. Avaliando soluções potenciais
Neste passo, você precisará avaliar as opções que você elaborou para selecionar a que funciona melhor. Para isso, você pode usar uma matriz de avaliação simples que organize cada solução a ser avaliada com base em:
- Quão eficaz será na eliminação da causa raiz específica? – Efeito
- Quão fácil é implementar a solução? – Esforço
Para manter a comparação com a ASQ, descobrimos que a avaliação das soluções ocorre no passo 4 como parte do processo de “encontrar soluções”.
Passo 5. Implementação e acompanhamento
Com base na avaliação e priorização das soluções, agora você precisa criar um plano de ação para a implementação.
O processo de criar um plano de ação é bastante simples:
- Crie uma lista de ações com base no esforço e efeito da implementação.
- Faça referência a cada ação à categoria do diagrama espinha de peixe. Você pode pular esta etapa se usar apenas os 5 Porquês para a análise da causa raiz.
- Atribua uma pessoa responsável por cada ação.
- Defina uma data e hora em que a ação deve ser concluída.
Depois disso, é hora de acompanhar e revisar continuamente o progresso. Sua lista de verificação para acompanhamento deve consistir nas seguintes perguntas:
- A solução implementada resolveu o problema?
- Alguns ajustes são necessários para as ações?
- Qual é a data e hora para revisar as ações?
Novamente, para continuar o ponto sobre a ASQ, este passo tem o mesmo propósito que “Tomar Medidas” encontrado no quinto passo da ASQ.
Passo 6. Prevenir recorrências
Este último passo da resolução de problemas A3 se trata de prevenir a recorrência do problema que você trabalhou para eliminar. Supondo que as ações que você tomou eliminaram a perda, você deve:
- Padronizar novos métodos e soluções.
- Aplicar em outros lugares, se possível.
- Compartilhar as melhores práticas para sites similares com processos semelhantes onde o resultado do processo de análise da causa raiz pode ser aplicado.
Semelhante aos outros passos comparados acima, a ASQ não tem um passo dedicado para prevenir recorrências. Em vez disso, é uma subetapa do Passo 5 “Tomar medidas”.
